Excel reste très utile aux métiers de la finance. Mais il est aussi utilisé pour des tâches qui dépassent son domaine de compétences et peuvent mener à des erreurs.

Excel n’est pas toujours le meilleur ami des données

Ces dernières années, Microsoft a musclé toute sa suite Office et basculé ses applications comme Excel vers le cloud. Excel reste donc un outil très populaire, alors que d’autres outils plus puissants de collecte et analyse de données sont désormais accessibles aux équipes Finance. Et offrent un meilleur suivi des changements dans les documents financiers.

Le contexte de la pandémie, avec un travail à distance accru, a mis en lumière cette dépendance des équipes Finance vis-à-vis d’Excel. Et les conséquences négatives d’une gestion manuelle des données, en termes de temps passé et de risque d’erreurs.

Des erreurs liées à Excel dans des entreprises de toutes tailles

Le groupe américain Pure Cycle Corp a ainsi du corriger ses comptes, à la suite d’une erreur de 500 000 $ liée à Excel. En cause, des formules complexes dans une feuille Excel servant à calculer l’allocation des coûts. Mais aussi un manque de supervision par les managers. Depuis, les tâches le plus complexes sont gérées au sein d’un logiciel comptable et les processus de reporting ont été revus.

Une mésaventure qui peut aussi toucher de grands groupes, comme Levi Strauss & Co. avec son chiffre d’affaires de 4.5 Milliards de $. En effet, Levi’s gère son planning d’approvisionnement dans Excel. Mais son CFO a prévu d’introduire d’ici 2 ans un outil d’intelligence artificielle pour gérer les tâches de prise de commande de matériaux, de gestion des relations avec les fournisseurs et de planification de production. Les premières tâches devraient basculer d’Excel vers le nouvel outil au début de l’année 2022.

Excel reste populaire mais les CFO se tournent vers des outils spécialisés

Microsoft continue de muscler les fonctionnalités d’Excel, dont l’usage mensuel serait en croissance de 30% d’année en année. Mais de nombreux CFO ont désormais décidé de confier leurs données financières à des logiciels plus spécialisés.

Cette transition vers de nouveaux outil n’est pas qu’un chantier IT, puisque ce sont aussi les habitudes de travail et les process qui doivent changer. Sinon, les entreprises qui investissent dans ces nouveaux systèmes courent le risque que leurs employées continuent d’utiliser Excel.