Vous avez peut-être entendu le vieil adage selon lequel “le changement est la seule constante”. Cela a toujours été vrai, mais de nos jours, le changement semble se produire beaucoup plus rapidement que jamais auparavant. (Ce n’est pas juste l’effet de votre imagination)

Les produits et logiciels que vous utilisez dans votre vie personnelle et les modes de communication et de collaboration au travail évoluent à un rythme incroyable. Les entreprises lancent des produits, des services, des paiements et des canaux de vente plus rapidement que jamais. Des produits qui prenaient des années de développement ne nécessitent plus que quelques mois.

Il existe un nom pour cette tendance : la loi des rendements accélérés. En résumé, elle stipule que les progrès se produisent à un rythme exponentiel, et non linéaire.

Dans les services comptables du monde entier, toute cette activité accélérée met à rude épreuve les méthodes et les processus traditionnels et accroît à la fois le volume des transactions et la complexité de la comptabilité. Les principes comptables actualisés, les nouvelles règles fiscales et les contrôles d’audit renforcés se succèdent à un rythme effréné, et tout le monde dans l’entreprise semble avoir une soif insatiable de données.

Il n’est pas étonnant que les processus comptables traditionnels, inchangés depuis des décennies, ne soient plus viables.

Dans de nombreuses organisations, le front office a modernisé et numérisé ses processus depuis déjà un certain temps, tandis que les départements de back-office comme la comptabilité et les finances sont restés fidèles à leurs anciennes méthodes. Mais les anciennes méthodes ne suffisent plus face aux défis d’aujourd’hui, et les services comptables sont contraints de se moderniser pour rester dans la course.

Moderniser la comptabilité, c’est bien plus qu’intégrer la fonction RECHERCHEV dans un tableau Excel. Il ne s’agit pas seulement d’accroître l’efficacité, la rapidité ou l’intégrité des états financiers. La modernisation de vos processus comptables implique de repenser les processus, la technologie et le mode de fonctionnement de la fonction.

Nous avons donc écrit « Modernizing Accounting For Dummies, BlackLine Special Edition » (Moderniser la comptabilité pour les nuls, édition spéciale BlackLine). Pour aider les organisations de Finance et Comptabilité à développer une fonction comptable moins transactionnelle et plus stratégique, offrant un niveau de valeur plus élevé à l’entreprise.

Voici le premier chapitre de ce livre : « pourquoi moderniser la comptabilité ? »

Repenser votre processus comptable

Dans de nombreuses entreprises (et peut-être aussi dans la vôtre), plusieurs départements numérisent déjà leurs processus à un rythme effréné. Le marketing et les ventes utilisent les dernières nouveautés en matière d’automatisation et d’analyse de données pour booster la prospection commerciale et accélérer les revenus. Le service clientèle essaie l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle (IA) pour anticiper et intervenir sur les problèmes de service et les demandes de renouvellements.

Pourtant, dans ces mêmes entreprises, les processus comptables sont encore liés au passé, freinés par des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) rigides, des livres auxiliaires et un ensemble d’applications spécialisées aux interconnexions ténues, bricolées au fil du temps.

Les services comptables traditionnels s’appuient souvent sur d’innombrables processus manuels, statiques et répétitifs – des écritures de journal aux réconciliations sans fin – qui épuisent la productivité et augmentent les risques. Leurs processus fonctionnaient plus ou moins il y a dix ans, mais aujourd’hui ils ne sont plus viables. Ces processus comptables chronophages sont l’une des principales frustrations de nombreux comptables.

Réussir la clôture comptable, rapidement !

Vous avez déjà travaillé les week-ends pour clôturer les comptes ? Ou peut-être consacré un peu de temps à des feuilles de calcul pendant vos vacances ? Vous n’êtes pas le seul.

Les responsables de la planification et de l’analyse financières (FP&A) veulent les chiffres pour commencer à établir des prévisions. Le directeur financier (CFO) et le conseil d’administration veulent des chiffres en milieu de mois ou des données en temps réel et des informations pour prendre des décisions. Il semble que tout le monde veuille tous les chiffres tout de suite, et les processus comptables manuels ne vous permettent pas de satisfaire les demandes de chacun.

Les régularisations, les affectations et les ajustements, ainsi que les rapprochements de comptes de bilan, sont autant d’opérations qui prennent du temps. Et pour couronner le tout, il y a souvent peu de transparence sur qui fait quoi, ce qui signifie encore plus de temps perdu à attendre d’autres tâches dépendantes avant de passer à l’étape suivante du processus.

Évaluez le temps qu’il vous faut pour clôturer les comptes et ce à quoi vous consacrez votre temps. Y a-t-il une marge d’amélioration par rapport à vos pairs – et allez-vous dans la bonne direction ? Vous pouvez prendre la température de vos processus comptables dès maintenant, en suivant les étapes suivantes.

– Benchmarkez votre performance
Évaluez le coût total de votre fonction financière en pourcentage des revenus. CFO Magazine cite une évaluation comparative de l’APQC (American Productivity & Quality Center) portant sur 543 organisations, selon laquelle les entreprises du premier quartile maintiennent les coûts de leur fonction financière à 0,6 % de leurs revenus.
Le quartile médian se situe à 1,2 %, et la fonction financière des entreprises les moins performantes représente plus de 2 % des revenus. Dans quel quartile se situe votre organisation comptable ?

– Estimez la quantité de comptabilité transactionnelle que vous effectuez
Un service comptable manuel non modernisé consacre généralement 50 % ou plus de son temps à la comptabilité transactionnelle. En effectuant des opérations telles que les écritures de journal manuelles, les rapprochements bancaires, etc.
Combien de temps votre équipe passe-t-elle à défricher des feuilles de calcul ?

– Calculez approximativement les avantages de l’automation
PricewaterhouseCoopers (PwC) a constaté que 30 à 40 % du temps consacré à la finance peut être économisé grâce à l’automatisation. Et la plupart des études comptables aboutissent à des résultats similaires.
À quoi votre équipe consacrerait-elle ce temps supplémentaire ?

La comptabilité est une dépense de frais généraux

La fonction comptable n’est pas directement associée à la production de revenus, et les comptables sont confrontés à la réalité que la fonction comptable constitue des frais généraux. Cette réalité fait prendre conscience de la nécessité de réduire au minimum les coûts de la fonction comptable, tout en maintenant des contrôles rigoureux et en produisant des données financières précises.

Les dirigeants des organisations comptables sont considérés comme des héros lorsqu’ils modernisent la fonction comptable, réduisant ainsi les coûts et produisant des résultats financiers plus rapides et plus précis.

Les défis liés à l’Audit & à la Conformité sont croissants

De nombreux comptables retiennent leur souffle pendant les procédures d’audit de fin d’année, en espérant que les auditeurs ne découvrent pas de lacunes, de manquements importants ou, pire encore, de faiblesses matérielles.

En outre, les coûts d’audit ne cessent d’augmenter. Les honoraires se sont stabilisés après le pic initial provoqué par la loi Sarbanes-Oxley (SOX), mais pas le temps croissant que les comptables consacrent à répondre aux demandes d’audit. C’est le coût caché de l’audit.

Par exemple, les contrôles de nombreux processus comptables sont souvent dispersés, variant entre plusieurs sites et unités commerciales. Des explications et des documents justificatifs inadéquats sont aussi souvent des facteurs importants.

Parallèlement, le manque de suivi des éléments anciens, l’incapacité à répondre rapidement aux questions des auditeurs et le manque de visibilité globale mobilisent encore plus les ressources comptables.

Ces vérités, associées au processus d’audit traditionnel, long et fastidieux, sont un facteur clé qui explique la nécessité d’adopter une comptabilité moderne.
Cette situation fait augmenter le coût global d’un audit. Les services comptables ont mieux à faire que de traquer des détails pour les auditeurs, n’est-ce pas ? Si seulement nous avions le temps.

Obliger les services comptables à faire la chasse aux traces documentaires pour répondre aux demandes d’audit est pénible. Les organisations comptables modernes sont passées à un modèle en libre-service, où les auditeurs peuvent se connecter en toute sécurité et obtenir les détails eux-mêmes. Pour en savoir plus, téléchargez votre exemplaire du guide.

Une complexité accrue augmente le risque

On pourrait penser que les erreurs financières sont rares et peu fréquentes. Cependant, une récente enquête menée auprès de plus de 1 100 cadres supérieurs et professionnels de la finance par l’éditeur logiciel BlackLine et le cabinet de recherche indépendant Censuswide suggère le contraire.

L’enquête révèle une grande divergence d’opinions sur l’exactitude des données entre les professionnels de la finance et les cadres supérieurs. Parmi les membres du comité de direction, 71 % ont exprimé une confiance totale dans l’exactitude des données financières. Parmi les professionnels de la finance – un groupe comprenant des contrôleurs financiers, des comptables, des analystes et des auditeurs internes qui préparent les états et les rapports financiers – seulement 38 % étaient du même avis.

Il n’est pas surprenant que la comptabilité manuelle soit liée au risque d’intégrité des états financiers et augmente le risque de fraude. Dans une enquête récente de Censuswide auprès de plus de 1 100 cadres supérieurs et professionnels de la finance du monde entier, plus de 50 % ont déclaré qu’ils n’étaient pas tout à fait sûrs de pouvoir identifier les erreurs financières avant de communiquer les résultats.

Avec tous les changements qui se produisent dans les entreprises qui introduisent de nouveaux produits, de nouveaux prix et de nouveaux canaux de vente, il est plus facile que jamais de laisser passer des choses.

Les processus comptables manuels sont souvent un terrain fertile pour la fraude, avec des lacunes dans la normalisation, les contrôles, les processus d’analyse des flux, la séparation des tâches, l’analyse des bilans, l’exhaustivité et les dépendances des feuilles de calcul. Plus précisément, les écritures de journal créent une exposition en raison de leur volume, de la correction des écritures, du manque de détails justificatifs et de validation, des journaux « top-side » (au-dessus du niveau de l’entité juridique), et d’autres domaines.

C’est peut-être la raison pour laquelle, dans la même enquête de Censuswide, les comptables « avertis » sont hésitants quant à l’intégrité des données, avec seulement 38 % qui disent avoir confiance dans les chiffres.

La saisie manuelle des données, l’absence de contrôles et de vérifications automatisés contribuent tous à l’inexactitude des états financiers. L’Association of Certified Fraud Examiners a constaté une incidence de fraude de 80 à 90 % plus élevée dans les entreprises présentant des faiblesses matérielles.

Il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. La technologie est maintenant facilement disponible pour créer et enregistrer les écritures de journal tout en minimisant l’intervention humaine.

Les directeurs financiers d’aujourd’hui veulent des comptables stratégiques

L’époque est révolue où les comptables pouvaient se contenter de s’asseoir dans leur bureau et de traiter les chiffres tout en étant considérés comme apportant de la valeur ajoutée à l’organisation.

On attend aujourd’hui des comptables qu’ils collaborent avec le monde des affaires pour comprendre les facteurs clés et apporter des conseils comptables essentiels aux décisions de l’entreprise.

Pour lire la suite, téléchargez gratuitement l’ebook « Modernizing Accounting For Dummies » (Moderniser la comptabilité pour les nuls). Vous y trouverez une roadmap pour vous aider dans votre transition vers une comptabilité moderne et piloter l’automatisation financière dans votre organisation.