Nous relayons un éclairage du cabinet d’analyste BCG sur de nouvelles approches pour la préparation du budget. Car les processus budgétaires traditionnels et rigides sont souvent source de conflit au sein des entreprises. Et le contexte de la Covid-10 nous a montré l’importance pour les entreprises de renforcer leur résilience et leur agilité face aux crises. Or des approches alternatives de budgétisation peuvent être plus qualitatives, comme la démarche « beyond budgeting ».

Qu’est-ce que l’approche « beyond budgeting » ?

Le « Beyond budgeting », littéralement « au-delà du budget » signifie plutôt « sans budget ». Cette démarche a pour objectif de dépasser les limites du modèle traditionnel de budgétisation qui peine à aligner les objectifs, l’allocation des ressources et les prévisions. Car ces trois éléments sont liés mais leurs horizons temporels ne sont pas les mêmes. Et fixer des objectifs irréalistes dans le cadre d’un processus budgétaire fastidieux et coûteux remet en question tout l’exercice de budgétisation. Avec le modèle « Beyond budget », les entreprises sont toujours amenées à définir des objectifs mais ils seront moins détaillés, plus directionnels, relatifs et fixés par les business units elles-mêmes.

Les indicateurs de haut niveau, tels que le chiffre d’affaires, les bénéfices avant intérêts et impôts (EBIT) ou la rentabilité des capitaux investis (ROCE), sont tous des objectifs efficaces. Surtout lorsqu’ils sont comparés à ceux des pairs et complétés par des indicateurs non financiers pertinents. Les ratios, tels que les coûts unitaires, sont généralement plus significatifs que les chiffres absolus. Une entreprise peut booster la motivation des équipes en définissant des objectifs par rapport à des benchmarks internes ou externes. Ces objectifs motivent et orientent les performances en exprimant clairement un objectif, une ambition et une orientation stratégique. Le groupe Roche, par exemple, utilise la communication ouverte sur la stratégie comme un garde-fou pour la performance. En définitive, une forte culture de la performance guide la prise de décision au quotidien.

Les bénéfices du « sans budget »

De plus en plus d’entreprises d’intéressent au « beyond budgeting ». Des groupes internationaux comme Handelsbanken, Bayer Pharmaceuticals, Volvo, Equinor, et Roche Pharmaceuticals l’ont déjà adopté. Et d’après une étude du BCG publiée en décembre 2020, le « beyond budgeting » produit des résultats conséquents. Ainsi 59% des 174 directeurs financiers interrogés ont déclaré une augmentation des ventes, 56% des réductions de coûts significatives dans le processus de budgétisation, et 41% avoir pu libérer des ressources jusqu’alors bloquées. Parmi les autres améliorations : une amélioration de la prise de décisions d’affaires (52%), et de la gestion de la performance (51%), et plus d’agilité dans la réallocation des ressources (45%).

Concernant la qualité des données, le « beyond budgeting » permet à l’entreprise de s’appuyer sur des prévisions non biaisées pour orienter la prise de décision. Car ces prévisions soutiennent à la fois la planification à court terme et les investissements à long terme, elles doivent donc être mise à jour aussi fréquemment que nécessaire. Au moins à un rythme trimestriel. Daimler Mobility a ainsi bâti un moteur de prévision qui produit des rapports mensuels de très haute qualité sans demander d’efforts supplémentaires aux équipes. Les décideurs peuvent cependant modifier les prévisions pour refléter des informations que le moteur d’analyse n’auraient pas pu intégrer. Une démarche qui implique que les équipes échangent de façon constructive sur l’évolution de leur prévisions et budgets.